Wigilia firmowa. Wszystko, co trzeba wiedzieć przy organizacji

Na temat wigilii firmowych zdania są podzielone – dla jednych to okazja do spędzenia czasu w gronie swoich znajomych z pracy, zaś dla innych smutny obowiązek. Smutny zwykle wtedy, gdy wigilia zorganizowana jest byle jak, tak naprawdę zajmując czas. Jak zorganizować wigilię firmową, aby uroczystość odbyła się z klasą? Na co zwrócić uwagę? Lepiej postawić na organizację w samej siedzibie firmy, czy w wynajętym lokalu? O wszystkim przeczytasz w naszym najnowszym artykule. Sprawdź koniecznie!

Pierwsza kwestia: termin wigilii firmowej

To jedna z najważniejszych kwestii, jaką trzeba ustalić. Termin musi przecież być dogodny dla większości pracowników. Nie ma sensu ustawiać tego wydarzenia na ostatnią chwilę – przecież każdy pracownik ma swoje życie i masę pracy i przygotowań przed świętami. W takiej sytuacji wigilia pracownicza może mieć dla niego najmniejszy priorytet. Z kolei przymusowe przyjście na to wydarzenie tylko obniży morale w firmie. W przypadku niewielkiej firmy wstępne widełki czasowe można ustalić przy luźnych rozmowach przy kawie, jednak w większych przedsiębiorstwach jest to praktycznie niemożliwe.

W takiej sytuacji ważna jest współpraca szefów poszczególnych zespołów. Jednocześnie trzeba pamiętać, że termin powinien odpowiadać większości pracowników. Ci, którym nie pasuje, nie powinni być zmuszani do zmiany swoich prywatnych planów. Chyba każdemu zdarzyło się pójść na imprezę, na której wcale nie chciał być – to nie prowadzi do niczego dobrego. Tutaj warto poruszyć jeszcze jedną kwestię. W przypadku małych firm wigilia pracownicza często organizowana jest z własnych pieniędzy. Po prostu wszyscy zrzucają się określoną kwotą na imprezę. Trudno ocenić to rozwiązanie – jeśli wszyscy się na nie zgadzają, to nie ma problemu. Jednak w przypadku większych przedsiębiorstw wydatki poniesione w związku z wigilią firmowa mogą zostać wliczone w koszty uzyskania przychodu.

Po drugie: wsłuchaj się w głos pracowników

Ta kwestia jest silnie związana z pierwszym punktem, o którym wspomnieliśmy. Jeśli zastanawiasz się, jak i gdzie zorganizować wigilię pracowniczą, możesz po prostu zorganizować głosowanie. Niech to pracownicy wskażą, czego by chcieli. Przecież wigilia pracownicza jest integracją właśnie dla nich. Najważniejsze pytania, jakie trzeba zadać, to z pewnością to, czy pracownicy wolą:

• siąść przy przygotowanym stole w firmie, np. przez catering?
• wybrać się na imprezę zorganizowaną w całości w lokalu?
• obiad w biurze, na który każdy przyniesie własnoręcznie przygotowaną potrawę?
• bardziej formalną kolację, obiad, czy luźną imprezę z tańcami?
• imprezę w pracowniczo-koleżeńskim gronie, czy z rodzinami (np. osobami towarzyszącymi)?
• imprezę z dziećmi (np. w przypadku rodzinnych przedsiębiorstw)?

Każde z tych rozwiązań ma swoje wady i zalety. Przykładowo: dla jednych wyjście do lokalu, w którym wszystko będzie już czekać gotowe, jest najwygodniejszym rozwiązaniem. Ale zawsze jest grupa osób (np. jeśli relacje w biurze są naprawdę sympatyczne i bardziej niż koleżeńskie), która wolałaby zorganizować kameralny obiad w biurze, na który każda osoba przyniesie własnoręcznie przygotowane potrawy, czy wypieki. I to właśnie taka integracja będzie wtedy najlepsza. Warto więc wsłuchać się w głos zainteresowanych.

Wigilia pracownicza w biurze – o czym pamiętać?

Powiedzmy, że podjąłeś decyzję, że wigilia pracownicza odbędzie się w biurze. O czym w takiej sytuacji należy pamiętać? Z pewnością o tym, aby:

1. Wybrać odpowiednie pomieszczenie – oczywiście atmosferę tworzą ludzie, jednak otoczka całej imprezy jest równie ważna. Nasza rada? Najpierw zadaj sobie pytanie: czy impreza ma być bardziej formalna, czy ma jednak dominować luźna, swobodna atmosfera? Dopiero wtedy zdecyduj, czy urządzić obiad w dużej sali konferencyjnej, przy biurkach, czy dostawionym stole w biurze.
2. Ustalić dress code – wszyscy pracownicy mają przyjść w odświętnych strojach? A może ubrać świąteczne akcenty, np. zabawne. Świąteczne swetry? Może urządzicie konkurs na najlepszy, świąteczny strój? Tutaj znowu wiele zależy od stopnia formalności. Warto jednak ustalić jeden dress code, aby nie było niepotrzebnych nieporozumień.
3. Ustalić godzinę – od tego również wiele zależy. Możesz być pewien, że atmosfera będzie zupełnie inna na wigilii firmowej organizowanej w dzień wolny od pracy, między 12:00-14:00 (gdy po wigilii wszyscy wracają do swoich obowiązków pracowniczych), a jeszcze inaczej wieczorem, np. na formalnej kolacji.
4. Zaplanować atrakcje – pierwszą, która przychodzi do głowy, są oczywiście prezenty. W przypadku małych firm, czy biur, to może być sympatyczna tradycja, aby losować sobie nawzajem prezenty. Ale atrakcjami może też być karaoke (najlepiej, aby rozpoczął je prezes!), wspólne kolędowanie, czy gry. Pamiętaj, że wigilia firmowa ma być okazją do integracji, a nie sztywnej imprezy.

Jak zorganizować wigilię pracowniczą w biurze?

Jeżeli warunki umożliwiają organizację wigilijnej imprezy w biurze, to jak najbardziej można zmierzyć się z tym wyzwaniem. Tutaj ważne jest:

1. Wygospodarowanie przestrzeni – np. oddzielenie strefy imprezy od strefy pracy, aby nie uszkodzić sprzętów, np. komputerów w biurze.
2. Zadbanie o potrawy – rozwiązania są w zasadzie dwa, czyli przygotowanie po jednej potrawie przez każdego pracownika, lub zamówienie kateringu.
3. Udekorowanie biura – to może stanowić największe wyzwanie, jednak dzięki odpowiednim dekoracją impreza nabierze fantastycznego charakteru, co podniesie morale pracowników.

Świąteczny klimat w biurze, czy siedzibie firmy mogą stworzyć najprostsze ozdoby. Absolutną klasyką są oczywiście lampki choinkowe rozwieszone na oknach, czy ścianach. Do tego choinka, może być nawet symboliczna. Najwięcej uwagi należy poświęcić na przygotowanie firmowego stołu wigilijnego. Co powinno się na nim znaleźć?

Oczywiście podstawą jest pyszne, tradycyjne jedzenie: ryby (karp, śledź, dorsz, sandacz, łosoś), pierogi, krokiety, czy potrawy regionalne (których w naszym kraju jest wiele), czyli barszcz z uszkami, zupa grzybowa albo kompot z suszonych owoców. Do tego sam stół powinien być elegancko udekorowany, ale o tym opowiemy za moment!

Jak udekorować stół na wigilię pracowniczą?

Bardzo często na wigiliach firmowych stół jest traktowany mocno po macoszemu. Czasem brakuje nawet porządnego, eleganckiego obrusu, nie wspominając o świecznikach, czy wieńcu. My jednak radzimy zawsze stworzyć atmosferę, w której wszyscy będą czuć się dobrze. Zwyczajne imprezy integracyjne rządzą się swoimi prawami, jednak wspólna wigilia jest tylko raz w roku. Warto więc stworzyć piękną scenerię, w której wytworzy się miła, uroczysta (ale też w miarę swobodna) atmosfera.

Nasze pomysły? Podstawą jest obrus – może być biały lub bordowy. Koniecznie wyprasowany! Do tego w centralnym miejscu stołu powinien znaleźć się wieniec świąteczny, ewentualnie tradycyjne sianko. Świetną atmosferę stworzą świeczniki ustawione w różnych częściach stołu. Możesz również ułożyć na stołach półmiski z kawałkami pomarańczy i goździkami – to nie tylko będzie pięknie wyglądać, ale również zapewni zapach, których od razy przywoła na myśl rodzinne święta. Sam przyznaj, że w takiej atmosferze dużo łatwiej zadbać o to, aby wigilia pracownicza faktycznie coś wnosiła do firmy, a nie była tylko przykrym obowiązkiem utrudniającym przygotowania do Świąt w domu.

Wigilia firmowa w lokalu – o czym trzeba pamiętać?

Podstawową rzeczą jest zarezerwowanie lokalu. Pamiętaj, że ostatni tydzień przed Świętami (17-24 grudnia) jest naprawdę gorący, a znalezienie wtedy jakiegokolwiek wolnego lokalu graniczy z cudem. Wiele firm chce zorganizować imprezę wigilijną, często ze sporą pompą. Nie ma więc co czekać na ostatnią chwilę – zainteresuj się rezerwacją jeszcze w listopadzie. Tutaj pojawia się kolejny orzech do zgryzienia: jaki lokal będzie najlepszy na wigilię firmową? Możesz kierować się osobistymi preferencjami lub zorganizować sondę wśród pracowników. Doskonałym narzędziem jest internet, który pomoże Ci przeczesać wszystkie lokale z Twojego miasta.

Dlaczego warto skonsultować taką decyzję z pracownikami? Wiadomo – wszystkim nie można dogodzić. Jednak przeprowadzenie krótkiej sondy pozwoli Ci uzyskać odpowiedź na sporo pytań, dzięki czemu unikniesz organizacyjnej wpadki. O jakich pytaniach mowa? Spójrzmy choćby na menu:

• Czy pracownik/pracownicy są weganami?
• Czy wśród pracowników są osoby uczulone na nabiał/gluten?
• A może ktoś jest chory na celiakię?

Dzięki temu dostosujesz (lub zasugerujesz organizatorom, np. lokalowi, w którym organizowana będzie wigilia pracownicza) menu dla każdego. W przeciwny razie część osób może poczuć się wykluczona, co obniży morale nie tylko im, ale też ich kolegom. A przecież jedno pytanie i przygotowanie dwóch-trzech dodatkowych dań nie jest wielkim kłopotem.

Jak udekorować salę na wigilię firmową w lokalu?

W przypadku zewnętrznej sali, np. restauracji, czy specjalnego lokalu przeznaczonego do eventów, masz oczywiście dużo szersze pole do manewru w kwestii dekorowania sali. Wiadomo – nikt nie wywróci biura, czy siedziby przedsiębiorstwa do góry nogami po to, aby udekorować je w świąteczny sposób. W takich sytuacjach raczej stawia się na poszczególne akcenty, czyli np. choinkę, czy lampki. Jednak dekorowanie sali to zupełnie inna sprawa – tutaj trzeba zwrócić uwagę na każdy detal. Naszym zdaniem doskonałymi i klimatycznymi ozdobami będą:

• ścieralne malunki na oknach (np. w kształcie gwiazd, czy płatków śniegu),
• świąteczne dekoracje na żyrandolach,
• elegancka zastawa stołowa,
• wazony wypełnione kwiatami,
• wieńce świąteczne,
• świeczki umieszczone w eleganckich świecznikach,
• czy piękna, rozłożysta choinka.

Do tego nie można zapomnieć o samych stołach. Podstawą są obrusy plamoodporne, dzięki którym do samego końca zachowana zostanie czystość i elegancję na stołach. Jakie ozdoby na stołach? Kontrastujące z bielą obrusu bieżniki przebiegające przez cały stół będą wyglądać bardzo elegancko i szykowni. Kolejnymi elementami, których nie może zabraknąć, są oczywiście serwetki. Możemy je elegancko zwinąć i postawić koło zastawy dla każdego uczestnika. Ciekawą opcją będzie stworzenie z nich origami. Atrakcyjną ozdobą na stół okażą się również serwetki flizelinowe – koniecznie z motywem firmowym.

Jak ułożyć zastawę stołową na wigilii firmowej?

Etykieta biznesowa przewiduje udekorowanie stołu na wigilię pracowniczą z pomocą odpowiedniej zastawy. Dobór sztućców zależy oczywiście od samego menu. Pamiętaj jednak o kilku ważnych zasadach:

1. Podstawą jest płaski talerz. Jeśli będzie podawany barszcz, to na płaskim talerzu należy umieścić talerz głęboki albo bulionówkę.
2. Po prawej stronie talerzy należy umieścić nóż lub kilka noży, kierując ostrze w ich stronę oraz jedną lub więcej łyżek.
3. Po lewej stronie talerza powinny się znaleźć widelce w takiej samej ilości, co noże.
4. Sztućce deserowe oraz łyżeczki do herbaty i kawy należy położyć nad talerzem w pozycji poziomej.
5. Tuż nad czubkiem noża (po prawej stronie) należy ustawić kieliszki do wody i napojów do dania głównego.
6. Szkło do przekąsek powinno znaleźć się poniżej, lekko po prawej.
7. W przypadku serwowania trzeciego dania kieliszek powinien być ułożony najwyżej, na lewo od kieliszka do dania głównego.
8. Serwetka powinna znaleźć się obok widelca.

Pamiętaj, że serwetki można fantazyjnie wiązać, tworząc z nich origami. Skup się również na tym, aby skomponować zastawę z odpowiednimi ozdobami – te nie mogą zajmować większości miejsca na stole. Do najpopularniejszych, efektownych, a jednocześnie subtelnych dekoracji świątecznych można zaliczyć gałązki świerka albo jemioły. To pozwala stworzyć świąteczny klimat i podkreślić charakter spotkania.

Ile powinna trwać wigilia firmowa?

Na koniec warto poruszyć również ten problem. To oczywiście kwestia dość indywidualna. Istotne jest jednak, czy wigilia firmowa odbywa się w lokalu. Jeśli tak, to czas trwania imprezy jest z góry ustalony i trzeba liczyć na około 3-4 godziny. W tym czasie można podzielić się opłatkiem, skosztować wszystkich potraw, porozmawiać, a także wręczyć sobie prezenty. Z kolei spotkanie w biurze to tak naprawdę kwestia otwarta. W przypadku dobrej zabawy wszyscy pracownicy mogą chcieć wydłużyć czas spotkania. Ważne jest, aby nikogo nie trzymać na siłę, a wigilia nie przerodziła się w oczekiwanie na koniec.

Mamy nadzieję, że ten poradnik pozwoli Ci przygotować fantastyczną wigilię firmową, która będzie wyjątkowym czasem dla wszystkich pracowników. Powodzenia i wszystkiego dobrego!