Organizacja przyjęcia weselnego. Wszystko, co powinieneś wiedzieć!

Ślub to zdecydowanie jeden z najważniejszych dni w całym naszym życiu. Nie da się ukryć, że każdy go zapamięta – lepiej lub gorzej. My zdecydowanie wybieramy tę pierwszą opcję. Do tego jednak niezbędne jest odpowiednie przygotowanie i organizacja, w tym organizacja przyjęcia weselnego, które wielu osobom przysparza najwięcej stresu. O czym powinieneś pamiętać? Na co zwrócić uwagę? Jak udekorować stoły weselne? W naszym najnowszy artykule przygotowaliśmy praktyczny poradnik na temat organizacji przyjęć weselnych, który przyda się zarówno parom młodym, jak i samym organizatorom. Koniecznie go sprawdź!

Po pierwsze: ustal podstawowe informacje

Organizację wesela należy rozpocząć od absolutnych podstaw. Przede wszystkim musi być ustalona data. Może to brzmieć śmiesznie, ale wiele osób zaczyna planowanie bez daty, bo „jakoś to będzie” i „gdzieś znajdziemy wolne terminy”. Później zaczyna się rozglądanie za fotografem, ewentualnym zespołem, obgadywanie menu, aż nie zorientujemy się, że nie ma żadnych wolnych miejsc w domach weselnych, zaś firmy cateringowe mają za duże obłożenie! Właśnie dlatego tak ważne jest zadbanie o tę kwestię w pierwszej kolejności – możesz nam wierzyć, że resztę uda się dograć do terminu.

Wybierając termin warto wziąć pod uwagę dużo więcej czynników, niż wydaje się na pierwszy rzut oka. Wolisz ślub i wesele latem, czy może zimą? Chcesz zorganizować przyjęcie w sali weselnej, czy może na świeżym powietrzu? W takim wypadku, w którym miesiącu jest najmniejsze ryzyko opadów i kiedy pogoda jest najpewniejsza? A może masz w rodzinie osobę, na której obecności Ci bardzo zależy, jednak ta mieszka za granicą? W takiej sytuacji warto skonsultować z nią nieco wcześniej potencjalną możliwość przyjazdu. Najlepiej jest po prostu usiąść na spokojnie dużo wcześniej, my rekomendujemy minimum rok (a w niektórych przypadkach jeszcze szybciej!). Dzięki temu na spokojnie wszystko sobie rozpiszesz.

Pamiętaj, że najgorszym doradcą w przypadku organizowania przyjęcia weselnego jest pośpiech. Wszystkie najważniejsze informacja rozpisz sobie dużo wcześniej, najlepiej na dużej kartce, którą powiesisz na lodówce. W ten sposób o niczym nie zapomnisz!

Po drugie: dokładnie zaplanuj budżet

Chyba wszyscy zdajemy sobie sprawę z tego, że organizacja ślubu i przyjęcia weselnego generuje koszty. Te jednak można zmniejszyć, dokładnie rozpisując sobie kosztorys. Oczywiście, jeśli organizację pozostawiasz managerowi weselnemu, to odpada Ci wiele zagwozdek. Jednak również manager musi wiedzieć, jakim budżetem dysponujesz. Dopiero wtedy można zacząć dobierać menu, standard wesela, atrakcje, czy przede wszystkim liczbę zaproszonych osób. A może marzysz o weselu z jakimś motywem przewodnim? Marzy Ci się wesele w klimacie boho, rustykalnym, czy glamour? A może plener? Wszystko to weź pod uwagę, rozpisując sobie nawet bardzo wstępne, szacunkowe koszty!

Po trzecie: zacznij rezerwować terminy!

Pamiętaj, że wszystkie osoby, czy firmy, związane z organizowaniem przyjęć weselnych mają bardzo napięte terminarze, często na dwa, czy nawet trzy lata do przodu. Warto więc pamiętać o tym zawczasu. Przygotowaliśmy dla Ciebie nawet krótką i czytelną rozpiskę, na co zwrócić uwagę na poszczególnych etapach organizacji wesela:

1. Rok przed weselem (i wcześniej): zaplanuj budżet, ustal listę gości (choćby wstępną listę), zarezerwuj salę weselną, zamów fotografa (lub przygotuj sobie listę potencjalnych fotografów), zarezerwuj zespół lub DJ, zamów florystkę i dekoratorów, zarezerwuj datę w kościele (jeśli bierzesz ślub kościelny).
2. 12-9 miesięcy przed ślubem: wybierz świadków (i zapytaj ich o zgodę!), wybierz motyw przewodni wesela (to ułatwi dalsze przygotowania i potencjalne zakupy), zamów dodatkowe atrakcje (zgodne z motywem przewodnim!).
3. 9-7 miesięcy przed ślubem: zarezerwuj makijażystkę i fryzjerkę, znajdź sukienkę ślubną (im szybciej, tym więcej czasu na ewentualne poprawki), zamów garnitur, wybierz zaproszenia, pomyśl o podróży poślubnej i… zaplanuj urlop w pracy (nawet nie wiesz, jak wiele osób zostawia to na ostatnią chwilę!).
4. 6-4 miesiące przed ślubem: zarezerwuj termin w Urzędzie Stanu Cywilnego, dopełnij wszystkie formalności, zamów obrączki (może być potrzeba skorygowania rozmiaru), wyślij zaproszenia i zarezerwuj potencjalne noclegi dla gości (chyba, że oferuje je sala weselna).
5. 3-2 miesiące przed ślubem: zamów tort, wybierz się na próbny makijaż i próbne ułożenie fryzury ślubnej, zarezerwuj transport na ślub, przygotuj harmonogram dnia ślubu i pomyśl o nauce pierwszego tańca!
6. 2 miesiące-2 tygodnie przed ślubem: upewnij się, którzy goście potwierdzają przybycie, wydrukuj winietki, etykiety, rozplanuj miejsca gości przy stołach, przygotuj upominki dla gości i podziękowania dla rodziców, zakup alkohol, zamów kwiaty na ślub (chyba, że wszystkim zajmuje się zamówiona florystka), potwierdź wszystkich usługodawców i przekaż listę piosenek i zabaw do zespołu/DJ.
7. Tydzień przed ślubem: przedstaw plan wesele świadkom, sprawdź, czy na pewno wszystko zostało opłacone, przewieź rzeczy na salę, dopnij szczegóły i skompletuj stroje dla panny młodej i pana młodego.
8. Dzień przed ślubem: przygotuj rzeczy do zabrania, rozluźnij się i przede wszystkim wyśpij!

Proponujemy Ci zrobienie sobie takiego czytelnego harmonogramu i odhaczanie kolejnych, zrobionych zadań. Dzięki temu zmniejszysz stres związany z organizacją przyjęcia weselnego!

Jak udekorować stoły na przyjęciu weselnym?

Eleganckie udekorowanie stołu weselnego nie należy do najprostszych zadań. Możesz to oczywiście pozostawić organizatorowi lub wynająć zewnętrznego dekoratora. Przede wszystkim podstawą jest zadbanie o odpowiednią ilość eleganckich obrusów, najlepiej białych (chociaż tutaj wiele zależy od motywu przewodniego wesela i dobranej zastawy). Obrusy muszą być oczywiście nieskazitelnie czyste i wyprasowane. Do tego dochodzą dekoracje kwiatowe. Nie jest tajemnicą, że dobór odpowiednich kompozycji kwiatowych oraz innych dekoracji uzależniony jest od motywu przewodniego wesela oraz wnętrz, w jakich przyjęcie się odbywa. Nie można również zapomnieć o możliwości przyjęcia na świeżym powietrzu – w takim przypadku również należy wziąć to pod uwagę, dobierając dekorację.

Oczywiście do najczęściej wybieranych dekoracji należą różnego rodzaju bukiety kwiatowe. Ważne jest jednak zachowanie odpowiedniego umiaru! Zwróć szczególną uwagę na to, aby wielkość bukietów (nie ważne, czy będą to obfite bukiety, czy delikatne kompozycje) została dobrana tak, by nie przeszkadzać podczas rozmów gości przy stole. Mówiąc krótko: całość musi być estetyczna (skomponowana z resztą wystroju sali i motywem przewodnim wesela), ale także funkcjonalna. Przerost formy nad treścią nigdy nie jest wskazany, ale w tym przypadku szczególnie warto zwrócić na to uwagę. Przykład? Kwiaty powinny być ułożone w niskich misach lub wysokich wąskich wazonach – wtedy bukiet będzie ponad linią oczu gości siedzących przy stole i nikomu nie będzie przeszkadzał w rozmowach!

Jaką zastawę wybrać na przyjęcie weselne?

Stół weselny potrzebuje odpowiedniej zastawy. Zadbaj więc o odpowiednią ilość kieliszków i szklanek do napojów. Warto również zwrócić uwagę na to, aby same kieliszki dopełniały się z resztą wystroju. Do tego odpowiedz sobie na pytanie, jaki alkohol będzie podawany? Przecież każdy potrzebuje odpowiedniego szkła! Pamiętaj więc o kieliszkach do wina, wódki, czy ewentualnie szampana. Warto również wziąć pod uwagę przelanie alkoholu do gustownych karafek. Nie może także zabraknąć przy każdym miejscu szklanek do napojów, czy wody. Akurat odpowiednie nawodnienie w trakcie wesela jest niezwykle ważne!

Przejdźmy do samej zastawy. Jaką wybrać? Najczęściej wybiera się oczywiście zastawę w kolorze białym, ewentualnie stawiając na delikatne motywy dekoracyjne. Pamiętaj, że biel zawsze prezentuje się elegancko i z klasą. Zadbaj również o to, aby nie upychać kolejnych miejsc zbyt blisko siebie. Najlepsza odległość to ok. 50-60 cm. Tyle wystarczy, aby osoby siedzące obok siebie mogły swobodnie manewrować sztućcami podczas posiłku. Warto również, aby każda osoba miała niewielki talerzyk na pieczywo.

A co ze sztućcami? Cóż, gdy kelnerzy zaczną roznosić pierwsze posiłki, to nie będzie czasu na ich rozkładanie. Muszą więc wszystkie znaleźć się zawczasu na stole. Dobierz je oczywiście do podawanych dań. Nie może również zabraknąć łyżeczek do kawy lub herbaty oraz widelczyków do tortu. Warto podkreślić, że dobór odpowiednich sztućców w ogromnej mierze zależy od samego menu.

Co jeszcze powinno się znaleźć na stołach weselnych?

Jeśli na stołach są już dekoracje, zastawa i kieliszki (pamiętaj, aby kieliszki i szklanki znalazły się po prawej stronie), to pora na te mniej oczywiste elementy, o których absolutnie nie można zapomnieć! Do takich należy zaliczyć:

Serwetki – niezbędnik przy miejscu każdego gościa. Pamiętaj, że same serwetki również mogą pełnić funkcję dekoracyjną, zwłaszcza jeśli są złożone w fantazyjne wzory. Mogą być również ułożone na płasko, aby nikt nie krępował się ich użyć!
Napoje – doskonale wiemy, że butelki popularnych napoi gazowanych nie są najpiękniejsze. Jeśli nie chcesz, aby zaburzyły Ci estetykę udekorowanych stołów, to umieść je w innym miejscu lub przelej je do eleganckich karafek.
Menu – warto, aby przy każdym stoliku znalazło się menu. Dzięki temu każdy gość będzie mógł wybrać to, co najbardziej lub (lub odrzucić to, czego nie je).
Winietki i numerki na stołach – dzięki temu wszyscy będą mogli szybko zlokalizować swoje miejsca, co w chaosie i przy dobrej zabawie często nie jest takie proste!

Jak rozmieścić gości przy stołach weselnych?

O tej kwestii wiele osób zapomina lub po prostu nie przykłada do niej większej wagi. No bo przecież „jakie to ma znaczenie, gdzie kto siedzi”. A to ogromny błąd! Takie podejście może wprowadzić niepotrzebny chaos, bałagan, czy zakłopotanie wśród gości. Sam pomyśl: czy bawiłbyś się dobrze, gdybyś siedział na weselu obok osób, za którymi nie przepadasz, lub których po prostu nie znasz? Przecież to potrafi zabić każdą imprezę! Właśnie dlatego warto rozplanować to dużo wcześniej. Jeśli jesteś organizatorem wesela, to koniecznie skonsultuj tę kwestię z parą młodą. Pomyśl także o osobnym kąciku dla dzieci. Tutaj może sprawdzić się animator, który zajmie się maluchami. Chyba że pociechy mają siedzieć przy stołach razem z rodzicami.

Rozplanowując rozmieszczenie gości przy stołach weselnych, pomyśl o:

tym, kto ma siedzieć najbliżej pary młodej,
usadzeniu młodszych gości bliżej parkietu,
zorganizowaniu miejsca dla starszych nieco dalej od parkietu i głośnej muzyki,
przygotowaniu miejsc dla rodziców z dziećmi bliżej wyjścia, czy toalet.

Najlepiej będzie, jeśli umieścisz na stołach winietki z imionami osób, które mają przy nich siedzieć. To pozwoli Ci zapanować nad większą ilością osób, jednocześnie nie wprawiając nikogo w zakłopotanie!

Kilka słów podsumowania!

Mamy nadzieję, że nasz zwięzły poradnik pomoże Ci przygotować swoje wymarzone przyjęcie weselne. Najważniejsza rada? Brak pośpiechu. Jeśli zaczniesz planować wszystko odpowiednio wcześnie i na spokojnie przygotujesz listę zadań do odhaczenia, to przygotowania pójdą Ci jak z płatka! Nawet nie wiesz, jak wielką przyjemność będzie Ci wtedy sprawiać odhaczanie kolejnych wykonanych zadań. Powodzenia i wszystkiego najlepszego na nowej drodze życia!