Jak zorganizować udaną imprezę okolicznościową? Kompletny poradnik

Wybierz czas i miejsce imprezy okolicznościowej

Planowanie imprezy okolicznościowej warto rozpocząć od ustalenia daty. Jeśli jest to impreza firmowa, warto zdecydować, czy ma się odbyć w ramach godzin „zawodowych”, czy poza pracą, np. w weekend. Jeśli tak, upewnij się, czy wszystkim pasuje. Oczywiście nie można dogodzić każdemu, zawsze znajdzie się osoba, której dany termin po prostu nie odpowiada. Jednak do ustalania daty imprezy okolicznościowej/firmowej warto podejść rozsądnie i nie ustalać daty np. w trakcie długiego weekendu, ponieważ wiele osób może chcieć wtedy wyjechać gdzieś wspólnie z rodziną. W takiej sytuacji praca może pokrzyżować im plany. Analogicznie – organizując rodzinną imprezę okolicznościową, wybierz taką datę, aby nie krzyżowała ona planów innych osób. Oczywiście zawsze trzeba będzie pójść na kompromis i ktoś może być pokrzywdzony nico bardziej. Jednak jako organizator musisz wziąć na siebie ustalenie konkretnej daty.

Teraz kolejna istotna kwestia: data imprezy okolicznościowej może być uzależniona od wolnych terminów w lokalach, czy restauracjach. Jeśli więc chcesz zlecić organizację przyjęcia w takim miejscu, to możliwe, że będziesz musiał dostosować się do zaproponowanego Ci terminu. Tutaj poszukiwania wolnej sali należy rozpocząć odpowiednio wcześnie – szczególnie w okresie wakacyjnym wolnych terminów może po prostu brakować. W takiej sytuacji możesz być zmuszony albo przystać na lokal, który niekoniecznie odpowiada Twoim oczekiwaniom, albo w skrajnym przypadku w ogóle przenieść imprezę o kilka tygodni, czy nawet miesięcy do przodu. Pamiętaj więc o tym, aby rozpocząć planowanie właśnie od ustalenia terminu!

Zalety organizowania imprezy okolicznościowej w lokalu

Nie da się ukryć, że dużo wygodniej zlecić organizację imprezy restauracji, czy hotelowi. W ten sposób unikniesz całej masy przygotowań, czy stresu. Jednak to rozwiązanie ma swoje wady i zalety. Do głównych zalet można zaliczyć:

• oszczędność czasu – nie musisz zmywać naczyń, czy sprzątać po imprezie,
• brak konieczności przygotowania poczęstunku – gotowanie we własnej kuchni może pochłonąć nie tylko sporo czasu, ale także kosztów (przypomnij sobie, ile czasu poświęcasz na przedświąteczne gotowanie!),
• brak stresu związanego z przygotowaniami – wszystkimi sprawami organizacyjnymi zajmie się sam lokal,
• brak konieczności usługiwania gościom – jakkolwiek okrutnie to nie brzmi, to nie będziesz musiał proponować kolejnych herbat, kaw, cukru, czy kolejnego kawałka ciasta (wyręczy Cię w tym kelner).

Brzmi rozsądnie prawda? Jakie jednak wady posiada organizacja imprezy okolicznościowej w lokalu? Przede wszystkim wiąże się z kosztami. Oczywiście przyjęcie w domu również pochłonie zakup ozdób, składników na potrawy itp. Poza tym musisz wycenić również swój czas, który poświęcisz na gotowanie, czy sprzątanie. Czasem więc, po kalkulacji, okazuje się, że zapłacenie lokalowi wychodzi naprawdę korzystnie.

Pamiętaj jednak, że nawet po zleceniu organizacji zewnętrznemu organizatorowi, i tak musisz z nim uzgodnić kilka kwestii, w tym:

• menu – musisz dogadać ilość dań, ewentualny deser, napoje, czy różne wersje dań (wegańskie, wegetariańskie, bezglutenowe itp.),
• czas trwania imprezy (także konkretną godzinę rozpoczęcia i zakończenia – uwzględnij ewentualną dopłatę za przedłużenie imprezy),
• wystrój sali – tutaj warto dogadać styl, w jakim ma być udekorowany lokal, aby później nie być niezadowolonym (wiadomo – to, co komuś może wydawać się eleganckie, dla Ciebie może być kiczowate),
• kosztorys całej imprezy – w nim trzeba uwzględnić nie tylko dania, czy wynajem sali, ale także koszty obsługi kelnerskiej, czy ewentualne koszty dodatkowe,
• dodatkowe atrakcje – tutaj może w grę wchodzić wynajęcie orkiestry, jakiegoś występu artystycznego, czy niestandardowych atrakcji, jak dmuchanego zamku dla dzieci.

Zalety organizacji imprezy okolicznościowej w domu

Jak wspominaliśmy, organizacja imprezy w lokalu zdejmuje Ci z głowy wiele zmartwień. W ten sposób zaoszczędzisz również sporo czasu na przygotowywanie domu, dekorowanie ogrodu, czy po prostu gotowanie, a później sprzątanie. Jednak domowa impreza okolicznościowa ma również swoje zalety. Jakie? Naszym zdaniem warto wymienić:

1. Rodzinna atmosfera. Nie zawsze da się ją „odtworzyć” w lokalu. Część osób może się po prostu krępować, zwłaszcza jeśli wystrój lokalu będzie bardzo elegancki. Czasem w domu może być po prostu większy luz.
2. Możliwość zamrożenia jedzenia. To kwestia, o której mało kto wspomina. Jednak jeśli organizujesz przyjęcie w domu, to jedzenie, które zostanie, możesz śmiało zamrozić i zostawić na później. Możesz również rozdać je rodzinie. W lokalu nie zawsze jest taka możliwość. Wiele osób się również krępuje zabrać jedzenie, za które przecież zapłaciło!
3. Wolność organizacyjna. Niektórych stresuje organizacja przyjęcia, jednak są również takie osoby, które czują się w tym zadaniu, jak ryba w wodzie! Dla wielu osób organizacja przyjęcia samodzielnie, we własnym ogrodzie (jeśli posiadasz taką możliwość) może okazać się strzałem w dziesiątkę. Pamiętaj, że to wtedy Ty decydujesz o przebiegu przyjęcia, czy atrakcjach (np. grach rodzinnych).

Do tego dochodzą oczywiście mniejsze koszty. Co doradzamy? Weź pod uwagę wszystkie za i przeciw, rozpisz sobie kosztorys organizacji takiego przyjęcia w domu i w lokalu (możesz przecież poprosić każdy lokal o wstępną wycenę) i oceń, czy czujesz się na siłach, aby wziąć całą odpowiedzialność za organizację na siebie.

Jak zorganizować imprezę okolicznościową w domu?

Przede wszystkim zaproś taką ilość gości, którą będziesz w stanie pomieścić. Nikt nie lubi się gnieździć, ponieważ to ani komfortowe, ani szczególnie higieniczne. Możesz np. wykorzystać ogród, aby zorganizować imprezę. W tym celu:

1. Zadbaj o wygodny i długi stół lub stoły (najlepiej połączone ze sobą). Dla każdej osoby przewidź odpowiednią ilość miejsca.
2. Udekoruj ogród lub salon, w którym będą siedzieć goście. Możesz tutaj postawić na ozdoby wiszące, świeże kwiaty, czy np. świeczki lub przepiękne lampki, które dodadzą uroku (szczególnie wieczorem).
3. Rozpisz sobie w punktach plan przyjęcia (godzinę powitania gości, podania do stołu, przerwy na jakieś zabawy, tańce, czy ewentualne gry). Możesz również poinformować gości wcześniej, do której przewidujesz zabawę – w ten sposób nie będziesz zmuszony w nieelegancki sposób wypraszać osoby, które się „zasiedzą”.
4. Zadbaj o odpowiednią muzykę (najlepiej taką, która będzie dość neutralna, aby odpowiadała większości gości).
5. Zastanów się, jakie rozrywki przewidujesz. Planujesz tańce? A może sam uroczysty obiad? Przewidujesz deser lub kawę? A może wolisz grilla w ogrodzie przy dobrym winie?
6. Zadbaj o obsługę w trakcie obiadu. Chcesz samodzielnie donosić talerze, potrawy i kawę lub herbatę do stołu? A może chcesz kogoś poprosić o pomoc?

Pamiętaj, że planując wszystko wcześniej unikniesz ogromnej ilości stresu. Wiele też zależy od charakteru samego przyjęcia. Wiadomo, że własna impreza urodzinowa będzie dużo luźniejsza niż np. organizacja rocznicy ślubu rodziców. Trzeba pamiętać o tym, aby zadbać o charakter przyjęcia adekwatny do okazji.

Jak zaplanować menu na imprezę okolicznościową w domu?

Nie ważne, czy organizujesz imprezę okolicznościową w domu, czy w lokalu – musisz zadbać o wybór odpowiedniego menu. Przecież żadna impreza nie może się odbyć bez smacznego poczęstunku dla gości! W zależności od tego, jaki charakter będzie miała Twoja impreza okolicznościowa, możesz postawić na obiad dla gości lub na tzw. szwedzki stół z przekąskami. Do tego warto wziąć pod uwagę charakter imprezy, planując ew. alkohol. Możemy Ci podpowiedzieć, że stawiając na organizację przyjęcia w lokalu, warto upewnić się, czy w cenę wynajmu sali oraz podania posiłku, wlicza się także obsługa kelnerska w trakcie przyjęcia. Warto o to dopytać zawczasu, aby uniknąć przykrej niespodzianki! Z kolei, jeśli urządzasz okolicznościową imprezę firmową, to dobrym pomysłem będzie postawienie na bufet – dzięki temu wszyscy goście będą mogli swobodnie ze sobą rozmawiać nawet w trakcie jedzenia.

Co powinno znaleźć się w menu przyjęcia? Z pewnością lokal zaproponuje Ci menu dostosowane do okazji – może to być np. uroczysty obiad składający się z dwóch dań i deseru podawanego z kawą lub herbatą. A może wolisz większą ilość mniejszych przekąsek, aby każdy mógł spróbować tego, co najbardziej lubi? Jeśli np. lubisz gotować samodzielnie, to naszym zdaniem warto:

• zrobić 1-2 dania główne,
• 1-2 sałatki (może być sałatka wegańska i mięsna, np. gyros, czy sałatka cezar),
• 1-2 zimne przekąski (koreczki, kanapeczki, przystawki, w internecie znajdziesz miliony pomysłów!),
• deser (może to być kupne ciasto, domowe babeczki, czy tort),
• do tego trochę słonych przekąsek (czasem dobrze jest przegryźć coś na słono, żeby oczyścić kubki smakowe).

Poza menu trzeba zadbać o coś do picia. Kawa, czy herbata to absolutny standard. Pamiętaj również o wodzie – możesz np. przygotować w dzbanku wodę z cytryną i miętą. W ten sposób każdy będzie mógł sobie samodzielnie nalać. Do tego warto pomyśleć o kilku sokach, może napojach gazowanych. Jest jeszcze jedna, dla wielu osób drażliwa kwestia, czyli alkohol. Tutaj są różne szkoły: jedni unikają go na przyjęciach, a inni nie. Wiele zależy też od samych gości. Jeśli zapraszasz sprawdzone towarzystwo, to kilka lampek wina może tylko poprawić zabawę. Tutaj musisz zdać się na swoją intuicję, biorąc pod uwagę gości oraz charakter imprezy.

Jak udekorować lokal na imprezę okolicznościową?

Jeśli chodzi o wystrój sali na imprezę okolicznościową, to możesz oczywiście całkowicie oddać tę kwestię w ręce organizatora (np. kierownika sali) lub skonsultować z nim pomysły. Doradzamy raczej tę drugą opcję. Dzięki temu unikniesz przykrej niespodzianki w postaci wystroju, który w ogóle Ci nie odpowiada. A o czym należy pamiętać, dekorując salę na imprezę okolicznościową? Przede wszystkim o udekorowaniu stołów. Eleganckie obrusy plus kwiaty w wazonach zawsze zdadzą egzamin. Do tego estetycznie ułożone serwetki i sztućce. Oczywiście poszczególne dekoracje zależą w dużej mierze od charakteru przyjęcia – na luźnej imprezie rodzinnej egzamin zdadzą sezonowe kwiaty, zaś na eleganckiej kolacji rocznicowej (np. rodziców) sprawdzą się klimatyczne świece, czy ozdoby.

Nie można również zapominać o udekorowaniu samej sali. Oczywiście zawsze warto zachować umiar – balony nie zawsze i nie wszędzie pasują… Możesz również zdecydować się na jeden motyw przewodni. Dzięki temu dużo łatwiej będzie dobrać poszczególne ozdoby, np. napis na ścianie. Niezwykle istotne jest, aby całość zgrywała się kolorystycznie nie tylko z ozdobami, stołami, ale również zastawą. Na szczęście stawiając na sprawdzony lokal o dobrych opiniach, możesz być spokojniejszy o elegancki wystrój. Do tego możesz zawsze zaproponować swoje pomysły, np. znalezione w internecie. Dziś mamy nieograniczony dostęp do najróżniejszych inspiracji. Po tym można również poznać kompetentnego kierownika sali – jeśli Cię uważnie słucha i bierze pod uwagę Twoje sugestie, to masz większą pewność, że wie, co robi. Chodzi przecież o to, abyś to Ty był zadowolony. Szczególnie jeśli organizujesz imprezę okolicznościową dla kogoś, np. dla swoich rodziców z okazji okrągłej rocznicy. Powodzenia!